Organização de eventos: 5 detalhes [não tão pequenos] para dar tudo certo

Dektri Comunicação

Quem nunca participou de uma organização de eventos pode não imaginar o trabalho que dá. E a dor de cabeça pode ser bem grande se não ficarmos atentos para alguns detalhes – não tão pequenos –  que são fundamentais para o sucesso do evento. Já que estamos no mês das noivas, onde ocorrem muitas cerimônias de casamentos, vamos listar os 5 detalhes que não podem ficar esquecidos no momento de organizar uma festa ou um evento. Independentemente de ser corporativo, de aniversário, formatura ou mesmo casamentos.

1. Convite:

Esta é uma parte bem importante do processo de organização de eventos. É preciso muito cuidado na revisão de todas as informações presentes no convite. Várias pessoas optam, inclusive, por incluir um mapa da localização do evento. Sendo digital ou impresso, é necessário pensar a apresentação e layout do convite para que ele tenha as características do evento, fazendo com que o convidado vá entrando no “clima”. Tem que se planejar com antecedência, prevendo desde os prazos de confecção e quem fará a entrega do convite até as confirmações, por exemplo.

2. Cerimonialista:

Está aqui um personagem quase tão protagonista quanto os donos do evento. O cerimonialista é a referência quanto à organização, dúvidas e demandas. É ele quem cuida do cronograma dos acontecimentos e dos horários. É quem orienta convidados sobre seus lugares e as etapas do evento, coordena o restante da equipe e verifica se tudo está sendo atendido conforme o combinado. A grande função do cerimonialista é fazer com que os anfitriões do evento possam socializar com os convidados tranquilamente, sem precisar ficar se preocupando se está tudo certo.

3. Contratos:

Por incrível que pareça, muitas pessoas negligenciam esta questão. Para todo serviço é necessário ter um contrato. Isso resguarda ambas as partes, com seus direitos e deveres. Isso mostra transparência e profissionalismo. Às vezes as pessoas só se lembram dos contratos quando ficam insatisfeitas com o serviço ou há o cancelamento do que foi oferecido. E daí fica tarde demais.

A organização de eventos e as multimídias

4. Áudio e outras mídias:

Muito importante verificar esta etapa com antecedência e várias vezes para evitar correrias de última hora. Até porque quando se trata de tecnologias e eletrônicos tudo pode acontecer. Além disso, é preciso observar a compatibilidade das mídias (áudio, vídeo, músicas) com os equipamentos disponíveis para a festa. Não é só chegar na hora com um pendrive e querer colocar num notebook. O momento certo que reproduzir as mídias também será indicado pelo cerimonialista, depois de combinar com os responsáveis pelo evento.

5. Fotografia e vídeo:

Hoje em dia a imagem é tudo. Por isso, um registro de qualidade do evento é bem importante. Muitas pessoas se preocupam com todo o restante do processo de organização e quando vão contratar esse serviço já estão com o orçamento no limite. E, muitas vezes, acabam optando por serviços “mais em conta” que oferecem um material de qualidade inferior ao esperado. Esta é uma economia que não compensa, pois momentos especiais (como casamentos, formaturas, aniversários, inaugurações) são únicos e precisam de ótimas imagens. E no caso de eventos corporativos, as fotos e vídeos são excelentes materiais de divulgação, que podem entrar num audiovisual institucional, por exemplo.

A tarefa de organizar um evento, independente do seu porte, envolve um universo imenso de situações para serem pensadas como locação, alimentação, decoração, entre outros. Citamos apenas alguns que às vezes ficam um pouco de lado para mostrar a importância de contratar um serviço de organização de eventos que pense em tudo isso para que o evento seja lembrado de maneira positiva.